Το «Απογραφή - Batsille» είναι ένα απλό και δωρεάν πρόγραμμα που σε βοηθά να συγκρίνεις αυτό που λέει το σύστημα ότι υπάρχει στην αποθήκη, με αυτό που υπάρχει πραγματικά.
Με πιο απλά λόγια, παίρνει το λογιστικό απόθεμα, δηλαδή τα προϊόντα που είναι καταχωρημένα στο αρχείο σου, και το συγκρίνει με το φυσικό απόθεμα, δηλαδή αυτά που σκανάρεις ή περνάς χειροκίνητα κατά την απογραφή ή την παραλαβή.
Είναι χρήσιμο σε περιπτώσεις όπου θέλεις να ελέγξεις αν μια παραγγελία παραλήφθηκε σωστά ή αν τα προϊόντα που υπάρχουν στην αποθήκη συμφωνούν με αυτά που έχεις στα αρχεία σου.
Πώς λειτουργεί
Για να ξεκινήσεις, χρειάζεσαι ένα αρχείο Excel σε μορφή CSV. Το αρχείο αυτό πρέπει να περιέχει τους κωδικούς των προϊόντων, την περιγραφή και την ποσότητα.
Το πιο σημαντικό σημείο είναι ο κωδικός EAN. Η στήλη με τον EAN πρέπει να είναι μορφοποιημένη ως κείμενο, ώστε ο κωδικός να εμφανίζεται ολόκληρος. Για παράδειγμα, πρέπει να φαίνεται ως 6957531032001 και όχι ως 6.96E+12, όπως συμβαίνει συχνά στο Excel όταν αντιμετωπίζει μεγάλους αριθμούς.
Το πρόγραμμα χωρίζεται σε τρεις βασικές ενότητες: τον Πίνακα Αρχείου, τον Πίνακα Παραλαβής / Απογραφής και τον Πίνακα Αποτελεσμάτων Διαφορών.
Πίνακας Αρχείου
Στον Πίνακα Αρχείου ανεβάζεις το αρχικό CSV. Αυτό είναι το αρχείο αναφοράς, δηλαδή η λογιστική κατάσταση. Με βάση αυτό θα γίνει η σύγκριση.
Το πρόγραμμα εμφανίζει δύο πίνακες. Ο πρώτος είναι ο αναλυτικός πίνακας, που δείχνει τα στοιχεία όπως υπάρχουν στο αρχείο που ανέβασες. Ο δεύτερος είναι ο συνοπτικός πίνακας, ο οποίος συγκεντρώνει ίδιους κωδικούς σε μία γραμμή και προσθέτει τα τεμάχια τους.
Σε αυτή την ενότητα μπορείς να κάνεις αναζήτηση, αλλά δεν μπορείς να τροποποιήσεις τα δεδομένα. Αυτό είναι σωστό, γιατί ο συγκεκριμένος πίνακας λειτουργεί ως βάση για την απογραφή ή την παραλαβή.
Πριν ανεβάσεις το αρχείο, καλό είναι να ελέγξεις τη συνολική ποσότητα των τεμαχίων. Μετά την εισαγωγή, μπορείς να δεις αν η ποσότητα συμφωνεί με αυτή που εμφανίζεται στον Πίνακα Αρχείου.
Πίνακας Παραλαβής / Απογραφής
Εδώ γίνεται η πραγματική διαδικασία. Σκανάρεις ή πληκτρολογείς τους κωδικούς EAN και περνάς τις ποσότητες που βρίσκεις στην αποθήκη ή στην παραλαβή.
Η προεπιλεγμένη ποσότητα είναι 1 τεμάχιο, αλλά μπορείς να την αλλάξεις ανάλογα με την περίπτωση. Το πρόγραμμα ελέγχει αν ο κωδικός που περνάς υπάρχει στον Πίνακα Αρχείου. Αν δεν υπάρχει, εμφανίζει σχετικό μήνυμα και, ανάλογα με την επιλογή σου, μπορείς να τον προσθέσεις.
Και εδώ υπάρχουν δύο πίνακες, αναλυτικός και συνοπτικός. Σε αυτή την ενότητα μπορείς να αλλάξεις ποσότητες ή να διαγράψεις κάποιον κωδικό, αλλά χρειάζεται προσοχή για να μη χαλάσεις τα αποτελέσματα της καταμέτρησης.
Υπάρχει επίσης δυνατότητα εισαγωγής έτοιμου αρχείου CSV για την παραλαβή ή την απογραφή, κάτι που είναι χρήσιμο αν έχεις ήδη έτοιμα δεδομένα από άλλη πηγή.
Πίνακας Αποτελεσμάτων Διαφορών
Αφού ολοκληρώσεις την παραλαβή ή την απογραφή, πατάς το κουμπί «Διαφορές» και το πρόγραμμα εμφανίζει τα αποτελέσματα.
Εκεί βλέπεις αν υπάρχουν διαφορές ανάμεσα στο αρχείο που είχες αρχικά και σε αυτά που μέτρησες στην πράξη. Με αυτόν τον τρόπο μπορείς να εντοπίσεις ελλείψεις, πλεονάσματα ή προϊόντα που δεν συμφωνούν με την αρχική κατάσταση.
Τα αποτελέσματα μπορούν να εξαχθούν σε αρχείο, ώστε να τα ανοίξεις στο Excel, να βάλεις φίλτρα και να τα επεξεργαστείς πιο εύκολα.
Τι πρέπει να προσέξεις με τα αρχεία CSV
Το βασικότερο σημείο είναι η σωστή μορφή του αρχείου. Τα αρχεία που εισάγεις πρέπει να είναι σε μορφή CSV και η στήλη με τον κωδικό EAN πρέπει να είναι σε μορφή κειμένου.
Για να το κάνεις σωστά, πριν επικολλήσεις τα δεδομένα σε νέο αρχείο Excel, επίλεξε ολόκληρη την πρώτη στήλη που θα περιέχει τους κωδικούς EAN και όρισέ την ως κείμενο. Μετά κάνε ειδική επικόλληση ως κείμενο και αποθήκευσε το αρχείο ως CSV.
Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο, γιατί αν το Excel μετατρέψει τον EAN σε επιστημονική μορφή, ο κωδικός μπορεί να αλλοιωθεί και το πρόγραμμα να μην τον αναγνωρίζει σωστά.
Προσοχή στο κουμπί «Νέα»
Το κουμπί «Νέα» ξεκινά νέα παραλαβή ή απογραφή, αλλά διαγράφει όλα τα δεδομένα που υπάρχουν στους πίνακες. Η διαγραφή είναι οριστική και δεν υπάρχει τρόπος ανάκτησης.
Γι’ αυτό, πριν ξεκινήσεις νέα διαδικασία, βεβαιώσου ότι έχεις ολοκληρώσει την τρέχουσα απογραφή ή παραλαβή και έχεις εξάγει τα αποτελέσματα που χρειάζεσαι.
Συμπέρασμα
Το «Απογραφή - Batsille» είναι ένα πρακτικό εργαλείο για όποιον θέλει έναν απλό τρόπο να συγκρίνει αποθήκη, παραλαβές και καταχωρημένα προϊόντα χωρίς πολύπλοκες διαδικασίες.
Δεν απευθύνεται σε χρήστες που ψάχνουν ένα πλήρες εμπορικό πρόγραμμα αποθήκης, αλλά σε όσους θέλουν κάτι απλό, γρήγορο και κατανοητό για βασικό έλεγχο διαφορών.
Έκδοση: 4Μέγεθος: 9.7 MB
Λειτουργικό σύστημα: Windows
Κατασκευαστής: batsille
Πηγή: batsille.wixsite.com
Συντάκτης του άρθρου: Κυριάκος Οικονομίδης
Αν θέλεις να υποστηρίξεις την προσπάθεια μας και να βλέπεις καθημερινά νέα άρθρα με δωρεάν υλικό, μπορείς να το κάνεις με μια δωρεά στο Paypal
