Μία καταπληκτική ελληνική και δωρεάν εφαρμογή από τον Έλληνα προγραμματιστή Χρήστο Μπερέτα προστίθεται στο site μας και έχει να κάνει με την πρωτοκόλληση εγγράφων. Κατάλληλο για δημόσιες υπηρεσίες ή και ιδιωτικά γραφεία, επιχειρήσεις κ.α.
Αν θέλετε να έχετε μια οργανωμένη και γρήγορη πρόσβαση στα έγγραφα του γραφείου σας, το «Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο» είναι το δωρεάν εργαλείο που θα σας λύσει τα χέρια. Περιέχει δυνατότητα καταχώρησης Εισερχόμενων και Εξερχόμενων εγγράφων, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αλλά και αποθήκευση του κάθε έτους ξεχωριστά. Επίσης, μπορείτε να έχετε συνημμένα εως και 5 PDF.
Στην τελευταίες εκδόσεις προστέθηκαν τα παρακάτω χαρακτηριστικά:
1) Δύο ειδών πρωτοκολλήσεις,
στην πρώτη περίπτωση δίνει τη δυνατότητα στον χρήστη να πραγματοποιεί συνεχείς πρωτοκολλήσεις, δηλαδή να μην μηδενίζει (ο αύξοντας αριθμός πρωτοκόλλου) μετά το τέλος του έτους και να γίνεται συνεχής πρωτοκόλληση (σε αυτή την περίπτωση προτείνω να δημιουργηθεί ένα έτος 0000 και να διαγράψετε τα υπόλοιπα έτη που πιθανών δεν χρειάζονται).
Στη δεύτερη περίπτωση, μετά το τέλος του έτους ο χρήστης δημιουργεί ένα νέο έτος και αυτό θα γίνεται κάθε χρόνο.ώστε τα πρωτόκολλα θα ταξινομούνται ανά έτος και κάθε νέα χρονιά η πρωτοκόλληση θα ξεκινά από την αρχή.
Αξίζει να σημειώσω εδώ ότι εφόσον επιλέξετε την δεύτερη περίπτωση μπορείτε να πρωτοκολλήσετε έγγραφα προηγούμενων και επόμενων ετών (δημιουργώντας έτη χρήσης για τα έτη αυτά).
2) Αναζήτηση εισερχομένου πρωτοκόλλου με βάση την ημερομηνία καταχώρησης.
3) Αναζήτηση εξερχόμενου πρωτοκόλλου με βάση την ημερομηνία.
4) Τροποποίηση υπάρχοντος πρωτοκόλλου.
5) Διόρθωση κάποιον προβλημάτων στον κώδικα που εντοπίστηκαν που δεν αφορούν όμως την ακεραιότητα τον πληροφοριών που έχετε πρωτοκολλήσει μέχρι τώρα.
6) Επιπλέον σταθερότητα της εφαρμογής σε νεότερης γενιάς λειτουργικά συστήματα.
7) Δυνατότητα συμπίεσης της βάσης δεδομένων για εξοικονόμηση χώρου.
8) Δυνατότητα εξαγωγής όλων τον πρωτοκόλλων σε ΤΧΤ αρχείο ανά έτος.
9) Δυνατότητα επισύναψης τον εξής τύπων αρχείων (PDF, DOC, DOCX, TXT, XLS, XLSX, PPT, BMP, GIF, JPG)
10) Δυνατότητα να πάρετε επιλεκτικά αντίγραφα ασφαλείας και όχι όλη την βάση δεδομένων.
11) Προστέθηκε η πρωτοκόλληση από απόσταση μέσω Email.
Επίσης, σας δίνετε η δυνατότητα να προσαρμόσετε τα δεδομένα ανάλογα την επιχείρησή σας. δηλαδή, μπορείτε να αλλάξετε τα default στοιχεία δεδομένων, δηλαδή να τροποποιήσετε τα ονόματα φακέλων αλλά και των τμημάτων, υπαλλήλων και γραφείων με τα οποία έχετε αλληλογραφία.
Τέλος, να πούμε ότι εάν θέλετε να χρησιµοποιήσετε την εφαρµογή σε τοπικό δίκτυο, ο ποιο απλός τρόπος είναι να κάνετε κοινόχρηστο τον φάκελο όπου εγκαταστήσατε την εφαρµογή δίνοντας του επίσης δικαιώµατα εγγραφής και ανάγνωσης. Μέσα στο αρχείο που θα κατέβει, υπάρχει και manual σε PDF, αν και δεν θα το χρειαστείτε, διότι είναι πανεύκολο και κατανοητό στη λειτουργία του.
Σημαντικό: Εάν έχετε εγκαταστήσει παλιότερη έκδοση του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου,
ΜΗΝ πραγματοποιήσετε εγκατάσταση της τελευταίας έκδοσης (4.0). Μέσα στο συμπιεσμένο (Zip) αρχείο της εφαρμογής θα βρείτε το αρχείο
«Electronic_Protocol.exe», αντιγράψτε το αρχείο αυτό
και µόνο αυτό στο φάκελο που έχετε εγκαταστήσει ήδη στην αρχική έκδοση. Με αυτό τον τρόπο θα αναβαθμίσετε την υπάρχουσα έκδοση στην τελευταία. Δηλαδή, το νέο αρχείο θα αντικαταστήσει το ήδη υπάρχον.
Απαιτήσεις εφαρμογής:
- MS Access ή το Access Runtime
- NET Framework 4.0.
- Εγκατεστηµένη εφαρµογή προβολής αρχείων PDF (για παράδειγµα Adobe
- Reader).
- Η ώρα και η ηµεροµηνία στο σύστηµα πρέπει να είναι σωστή
Update άρθρου: [8 Μαρ 18]
Έκδοση: 4.0
Μέγεθος: 2.2 MB
Λειτουργικό σύστημα: Windows All
Κατασκευαστής: Χρήστος Μπερέτας
Πηγή: christosberetas.com
Συντάκτης του άρθρου: Κυριάκος Οικονομίδης
